Você já pensou alguma vez quando realizar o fechamento da folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que deve ser emitido pelas empresas para fins de fiscalização previdenciária e trabalhista pelas autoridades competentes portanto, cabe à empresa contratante escolher um modelo que se adeque às suas necessidades.
Em diversas situações da atualidade, muitas corporações são obrigadas a executar a folha de pagamento de seus funcionários, já que isso é exigido pela CLT, entretanto muitos ainda estão confusos sobre quando realizar o fechamento da folha de pagamento.
Como calcular fechamento da folha de pagamento?
É importante ressaltar que, na prática, a folha de pagamento deve ser realizada por um especialista em direitos trabalhistas dentro de uma agência de recursos humanos e com experiência em contabilidade, a fim de evitar erros e, consequentemente, problemas com o governo e com os trabalhadores envolvidos.
Isso por que mesmo que o trabalhador não se encontre mais presente em sua empresa daqui alguns anos, os relatórios referentes as suas folhas de pagamento irão auxiliar ele ou ela a poder se inscrever em benefícios como a aposentadoria, iniciar investimentos na bolsa ou até mesmo abrir um consórcio.
Quem é responsável pela folha de pagamento?
Normalmente, a folha de pagamento é gerenciada pelo departamento de recursos humanos da empresa, pois seu cálculo exige conhecimento técnico e específico em áreas de contabilidade.
Como fazer o fechamento da folha de pagamento no eSocial?
O objetivo do eSocial pode se resumir em ele unificar todas as informações dos trabalhadores para que seja possível cumprir todas as obrigações trabalhistas, como o envio das informações ao Governo Federal por exemplo.
Todos os registros relacionados a remuneração e também os descontos devem estar na folha de pagamento do eSocial; Estamos falando de por exemplo: salário, adicionais, vale transporte e refeição, INSS, FGTS, décimo terceiro salário, férias e muitos mais outros pontos observados pela equipe do departamento de pessoas.
Isso tudo precisa ser entregue com o prazo limite de o quinto dia útil de cada mês, caso o contrário a empresa pode ficar suscetível ao recebimento de multas e outras demais penalidades devido o atraso no envio dos documentos de seus funcionários ativos.
Quais são os dias úteis do mês?
Dias úteis são todos os dias em que o trabalho não é interrompido com o funcionamento normal das empresas de bens e serviços; Geralmente esse período se estende de segunda a sexta-feira.
Entretanto, contudo, toda via existem as situações onde o dia do fim de semana representado pelo Sábado também poderá ser considerado como um dia útil do mês.
O que é necessário para fazer a folha de pagamento?
Já foi dito anteriormente que para uma rede digital como o eSocial, existem dados que são obrigatórios de se ter sobre os funcionários, aqui na versão física não é diferente, isso por que é obrigatório que o departamento pessoal tenha acesso a:
- Os dados da empresa;
- Cargo do funcionário;
- Descontos realizados durante o mês;
- Número exato de dias trabalhados;
- Valor referente as horas extras totais realizadas ou então de adiantamentos;
- Salário bruto do funcionário;
- Salário líquido do funcionário.
5 dicas para o fechamento da folha de pagamento dos funcionários
Estrutura de cargos e salários: Para melhorar os processos de folha de pagamento, uma empresa precisa ter uma estrutura de cargos e salários claramente definida. Assim, o controle financeiro e o departamento pessoal realizam os serviços de forma rápida, ajudando a organizar a folha de pagamento.
Fique de olho nos adicionais: Além dos benefícios considerados obrigatórios como é o caso do FGTS, o INSS, 13ª salário, férias e o próprio salário-base, deve-se estar atento a outros requisitos que podem acarretar aumento salarial, como as horas extras, o adicional por turno noturno, adicionais de insalubridade ou periculosidade, ou mesmo contribuições para outras entidades parceiras.
Estabeleça uma rotina para entrega das obrigações: Para evitar atrasos na folha de pagamento, é importante que a empresa crie uma rotina de cálculo da folha de pagamento; É necessário estabelecer prazos para conclusão do mérito que farão parte da remuneração de todo empregado
Atualize sempre os dados dos funcionários: É muito importante que o banco de dados da empresa esteja sempre atualizado; Informações que contrariem a plataforma do nosso Governo Federal, como é o caso do eSocial, podem impedir que as empresas cumpram suas obrigações no prazo estipulado.
Realize a automação de sua folha de pagamento: Deixe os cálculos manuais de lado e invista de vez na automação das suas folhas de pagamento; Com um suporte de software integrado a sua empresa, é possível realizar todos os cálculos de maneira automática e assim poder coletar informações que simplificam a tomada de decisões.
